菏澤投資發(fā)展集團有限公司關(guān)于印發(fā)《菏澤投資發(fā)展集團有限公司公文處理工作管理辦法》
訪問次數(shù):6486次 發(fā)布時間:2018-03-23
第一章 總 則
第一條 為使菏澤投資發(fā)展集團有限公司(以下簡稱集團公司)公文處理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,建立規(guī)范、嚴謹、高效的公文處理程序,提高公文處理的效率和公文質(zhì)量,根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14 號)和省、市關(guān)于公文處理工作的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合集團公司實際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于集團公司在公務(wù)往來中各類紙質(zhì)、電子公文(包括傳真、電報)。
第三條 綜合管理部負責(zé)集團公司公文處理工作和指導(dǎo)各子公司公文處理工作,各部(中心)指定專人負責(zé)本部室公文處理工作。
第四條 公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第五條 集團公司實現(xiàn)全天候無線移動辦公后,公文在起草、核稿、審稿等環(huán)節(jié)實行無紙化辦理,除重要、緊急、敏感或涉密事項外,一律通過公司網(wǎng)上辦公平臺處理。
第二章 公文種類
第六條 集團公司常用公文種類及適用范圍:
(一)決議 適用于董事會按集團公司章程討論決定的重大事項,部署集團公司全局性工作;
(二)決定 適用于對重要事情或重要行動做出決策和部署、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項;
(三)公告 適用于向集團公司對內(nèi)或?qū)ν庑贾匾马椈蛘叻ǘㄊ马棧?br />
(四)通告 適用于在一定范圍內(nèi)公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項;
(五)通知 適用于批轉(zhuǎn)子公司的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬部門的公文,傳達要求子公司辦理和有關(guān)單位周知或者要共同執(zhí)行的事項、任免和聘用人員等;
(六)通報 適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或告知重要情況;
(七)報告 適用于向上級機關(guān)或其他行業(yè)管理部門匯報工作、反映情況,回復(fù)上級部門的詢問;
(八)請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準;
(九)批復(fù) 適用于批準所屬子公司請示的重要事項;
(十)意見 適用于對重要問題提出見解和處理方法,可用于上行文、下行文和平行文;
(十一)函 適用于不相隸屬單位、部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項;部(中心)一般業(yè)務(wù)事項;其他不宜用文件的事項;
(十二)紀要 適用于記載和傳達會議主要情況和議定事項。
第七條 集團公司向上級機關(guān)行文,常用“請示”、“報告”和“意見”。請求需答復(fù)的事項,應(yīng)當(dāng)用“請示”;匯報無需上級答復(fù)的事項,應(yīng)當(dāng)用“報告”;回復(fù)對一般問題、事情的看法,應(yīng)當(dāng)用“意見”。
第三章 公文格式
第八條 集團公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)涉密公文應(yīng)當(dāng)標注份號,并根據(jù)涉密程度標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限,一般使用黑體字;
(二)緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標明“特急”“急件”,一般使用黑體字;
(三)發(fā)文單位標志應(yīng)由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字,用套紅大字居中印在公文首頁上部;
(四)發(fā)文字號應(yīng)包括企業(yè)代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文,只標明主辦單位發(fā)文字號;
(五)上行文,應(yīng)當(dāng)在首頁標注簽發(fā)人姓名,最后寫上聯(lián)系人及聯(lián)系電話,聯(lián)系人為負責(zé)該請示事項的責(zé)任人;
(六)公文標題應(yīng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標明文種,標題中除法規(guī)性文件使用書名號外,一般不用標點符號;
(七)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱;
(八)除有特定發(fā)文單位標志的普發(fā)性公文、翻印的公文、紀要和電報外,其他公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。聯(lián)合上報公文,可由主辦單位加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)公文,聯(lián)合發(fā)文單位都加蓋印章;
(九)成文日期,會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的,以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準;一般信函、傳真電報,以發(fā)出日期為準;
(十)主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱;
(十一)抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱;
(十二)公文的版式參照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準(GB/T9704-2012)執(zhí)行;
(十三)公文用紙幅面采用國際標準A4型( 210mm×297mm),左側(cè)裝訂。
第四章 行文規(guī)則
第九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實效。集團公司對各子公司行文,原則上只發(fā)到子公司。
第十條 公文行文不得越級,因特殊情況必須越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。集團公司向上級機關(guān)、單位行文,原則上主送一個上級機關(guān)、單位,根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)、單位和同級機關(guān)、單位,但不得抄送下級機關(guān)、單位。除上級機關(guān)、單位負責(zé)人直接交辦的事項,不得直接主送或抄送上級機關(guān)、單位負責(zé)人和業(yè)務(wù)科室。請示應(yīng)當(dāng)一文一事,不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
屬于國有資產(chǎn)出資人職責(zé)范圍的事項,集團公司向市國資委行文;屬于公共管理的事務(wù),集團公司向相關(guān)政府部門行文,同時抄報市國資委。
第十一條 公文的編號規(guī)則:
(一)董事會文件及決議
提請股東(市國資委)批準某事項、下發(fā)召開董事會會議通知等文件的發(fā)文字號為“菏投董發(fā)〔2×××〕×號;董事會決議按“菏澤投資發(fā)展集團有限公司第××屆董事會第××次(臨時)會議決議”命名,并按年度編號“〔2×××〕×號”,決議后應(yīng)有參加會議董事簽名。均用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司董事會文件”專用紙印發(fā)。
(二)監(jiān)事會文件
參照董事會文件編號規(guī)則,使用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司監(jiān)事會文件”專用紙印發(fā)。
(三)總經(jīng)理辦公會議紀要
按年度順序及會議時間編“〔2×××〕第×期”。用“總經(jīng)理辦公會議紀要”的專用紙印發(fā)。
(四)工作會議紀要
按年度順序編“2×××年第×期 (總期第××期)”。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司工作會議紀要”專用紙印發(fā)。適用于集團公司高管及以上重要會議、公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員主持的重要會議等。
(五)菏澤投資發(fā)展集團有限公司文件
發(fā)文字號為“菏投〔2×××〕×號”。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司文件”專用紙印發(fā)。適用于印發(fā)公司有關(guān)規(guī)章、制度和重要決定,部署全公司工作;向上級主管部門報告、請示工作和呈送意見;對下級單位重要請示事項的批復(fù);以及其它應(yīng)當(dāng)以公司名義辦理的重要事項。
(六)中共菏澤投資發(fā)展集團有限公司委員會文件
發(fā)文字號為“菏投黨委〔2×××〕×號”。用“中共菏澤投資發(fā)展集團有限公司委員會文件”專用紙印發(fā)。適用集團于公司黨委傳達貫徹黨的方針、政策,作出重要工作部署;轉(zhuǎn)發(fā)上級黨委的文件;批轉(zhuǎn)下級黨組織的重要報告、請示。
(七)菏澤投資發(fā)展集團有限公司工會委員會文件
發(fā)文字號為“菏投工會〔2×××〕×”號。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司工會委員會文件”專用紙印發(fā)。
(八)菏澤投資發(fā)展集團有限公司團委文件
發(fā)文字號為“菏投團委〔2×××〕×”號。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司團委文件”專用紙印發(fā)。
(九)菏澤投資發(fā)展集團有限公司信函
發(fā)文字號為“菏投函〔2×××〕×號”,用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司”專用紙印發(fā)。
(十)其他類型的文件
其他類型的文件,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要,另行確定。
第五章 公文擬制
第十二條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
第十三條 公文起草的基本要求:
(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī),符合公司的利益和其他有關(guān)規(guī)定。
(二)從實際出發(fā),主題突出,觀點鮮明,表述準確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,字詞規(guī)范,文字精煉,篇幅力求簡短。“請示”應(yīng)當(dāng)說理清晰透徹,要求明確妥當(dāng);“報告”應(yīng)當(dāng)綜合情況,敘述完整而簡練;“意見”應(yīng)當(dāng)切合實際,有較強的針對性和可靠性。需充分進行論證,廣泛聽取意見。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、與主送機關(guān)(單位)的行文關(guān)系確定。標示公文密級與緊急程度,應(yīng)事出有因,切合實際。
(四)公文格式應(yīng)用規(guī)范,結(jié)構(gòu)層次清晰明了。人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序和引文等應(yīng)準確,文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法需規(guī)范;引用公文應(yīng)當(dāng)先引標題,后引發(fā)文字號;引用外文應(yīng)當(dāng)注明準確、規(guī)范的中文含義;日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日,不編虛位。
(五)公文標題、正文及附件等可使用規(guī)范簡稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱,且文內(nèi)簡稱必須統(tǒng)一。使用國際組織外文名稱或者其規(guī)范縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明經(jīng)國家有關(guān)部門審定的中文譯名。
(六)公文中的數(shù)字,除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第十四條 公文文稿在簽發(fā)前,擬稿人應(yīng)對行文進行審核,審核的重點是:行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法規(guī)定等。
第十五條 集團公司的發(fā)文,設(shè)立簽發(fā)人制度。
(一)集團公司對外的發(fā)文,按如下安排處理:
向市委、市國資委黨委關(guān)于黨務(wù)工作的請示和報告,由集團公司黨委書記簽發(fā);向市政府、市國資委的請示,以及必須由集團公司法人代表簽發(fā)的文件,由集團公司董事長簽發(fā);向市政府、市國資委關(guān)于投資、經(jīng)營、管理等方面的文件(請示除外),經(jīng)董事長同意后可由集團公司總經(jīng)理簽發(fā);向其他上級機關(guān)上報的公文,以及其他對外公文,按照集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員工作分工經(jīng)董事長同意后由副總經(jīng)理、總會計師、總經(jīng)濟師簽發(fā)。
(二)集團公司對內(nèi)的發(fā)文,按如下安排處理:
集團公司內(nèi)部發(fā)文及對子公司的批復(fù)文件由集團公司根據(jù)工作分工由董事長、總經(jīng)理簽發(fā)。對子公司的其他發(fā)文,按照集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子工作分工由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā),如涉及其他領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管的事項,會議主持人應(yīng)批請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子成員核發(fā)或報請集團公司董事長簽發(fā)。
(三)有關(guān)簽發(fā)人因出差或其他原因無法簽發(fā)的急件,由綜合管理部請示有關(guān)簽發(fā)人后,按照董事長、總經(jīng)理、副總級別的順序,由后者先代為簽發(fā),有關(guān)簽發(fā)人事后進行補簽。
第六章 公文辦理
第十六條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第一節(jié) 收文辦理
第十七條 收文辦理主要程序,包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、辦理、催辦。
(一)簽收 凡公司收到的各類文件、函件、信件或其他郵件(不含私人信件、包裹和各類報刊雜志),均由文件管理員逐件清點,核對無誤后簽收并注明簽收時間。
(二)登記 文件管理員對收到的公文,根據(jù)發(fā)文機關(guān)、單位等信息進行分類登記、編號,對公文的主要信息和辦理情況詳細記載,根據(jù)公文種類、涉及事項、急緩程度等情況填寫粘貼“文件辦理單”(附件1)或“文件傳閱單”(附件2)。
(三)初審 文件管理員對收到的公文分類整理后,及時交綜合管理部文秘人員進行初審。初審的重點是:是否應(yīng)當(dāng)由本集團公司辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。
(四)承辦 綜合管理部文秘人員初審后,根據(jù)來文種類、收文主體等,交由綜合管理部負責(zé)人提出承辦意見,原則上按以下程序辦理:
1.由綜合管理部接收的市委、市政府、市國資委、市政府各單位(部門)及市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)的文件、急件、批辦件,或?qū)僦匾咝晕募?、涉及集團公司經(jīng)營管理等重大方面的文件以及文件中需集團公司辦理、明確時間節(jié)點的,由綜合管理部負責(zé)人提出擬辦意見,呈集團公司董事長閱示后,根據(jù)批示意見送有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、具體負責(zé)人,部(中心)辦理;其他一般公文按傳閱件請公司副總級以上領(lǐng)導(dǎo)傳閱。
2. 公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及其他部(中心)直接接收的市國資委、市政府各單位(部門)等外來公文,應(yīng)先送交綜合部文件管理員進行登記編號后再按程序辦理。個別急需辦理的公文,由該部(中心)視情況、按程序向有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長匯報,經(jīng)辦人在辦理完畢后應(yīng)盡快送交文件管理員進行補錄登記、原件存檔。
3.對集團內(nèi)子公司上報的請示及其他一般性公文,由綜合部按照各部(中心)職責(zé),直接送承辦部(中心)按程序辦理;
4.普發(fā)性的法律、法規(guī)及政府公文,可訂閱有關(guān)政府刊物,或直接印發(fā)有關(guān)單位執(zhí)行,不必層層轉(zhuǎn)發(fā)。氣象預(yù)警等一般性通知事項,可用電話、傳真、電子郵件、微信通知的,不發(fā)正式紙質(zhì)公文。
(五)傳閱 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要,文件管理員應(yīng)及時將公文送傳閱對象閱知或者批示,或通知有關(guān)部(中心)領(lǐng)取,并由接收人或領(lǐng)取人簽字確認。文件管理員應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文傳閱件去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
各部(中心)收到的傳閱公文,應(yīng)在當(dāng)天閱簽完畢并交回文件管理員處。因工作繁忙,部(中心)領(lǐng)導(dǎo)出差等原因不能按期閱簽的,應(yīng)先退回文件管理員處,待時間許可時再借閱,以免影響其他部(中心)閱文。對于閱件轉(zhuǎn)辦件的,有關(guān)部(中心)應(yīng)按前述辦文程序進行辦理。下班后或節(jié)假日,除特急件外其他文件原則上不再傳送,特急件由綜合管理部或者公司值班人員負責(zé)聯(lián)系辦理。
(六)辦理 部(中心)對交辦的公文,應(yīng)指定專人負責(zé),并及時辦理。本部(中心)獨立辦理的,屬緊急件的,應(yīng)即收即辦;屬于一般件的,應(yīng)在2-5個工作日內(nèi)提出辦理意見,經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)后辦理;對于可直接起草文稿對來文進行答復(fù)的,原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)起草完畢,并及時報告集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)。對于部分需要一段時間方可辦理完畢的公文,部(中心)可根據(jù)本部(中心)工作安排辦理,不受前述時間限制,但應(yīng)本著效率原則,抓緊辦理。
對于需要兩個以上部(中心)協(xié)作辦理的公文,協(xié)辦部(中心)應(yīng)在主辦部(中心)要求的合理時間內(nèi)完成,主辦部(中心)收到協(xié)辦部(中心)反饋意見后2個工作日內(nèi),將匯總的辦理意見經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理。
(七)催辦 及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)催辦。對需要子公司協(xié)作的公文,由主辦部(中心)本著講求效率原則,負責(zé)與所屬子公司協(xié)調(diào)、催辦,原則上應(yīng)在集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日起7個工作日內(nèi)辦結(jié);對于要求限期答復(fù)的來文,原則上應(yīng)在來文要求的期限屆滿前2個工作日呈集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
第二節(jié) 發(fā)文辦理
第十八條 發(fā)文辦理主要程序包括呈批、復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。
第十九條 呈批 部(中心)送集團公司領(lǐng)導(dǎo)審批的呈批件,部(中心)應(yīng)按要求填寫《菏澤投資發(fā)展集團有限公司發(fā)文呈批單》(附件3),按照程序報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
第二十條 復(fù)核 公文印發(fā)前,應(yīng)由經(jīng)辦部(中心)擬稿人或擬稿部(中心)其他人員負責(zé)校對,綜合管理部進行復(fù)核。復(fù)核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,是否有別字、錯字。
第二十一條 登記 對復(fù)核后的公文,由綜合管理部確定發(fā)文字號,并作詳細登記。
第二十二條 印制 經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員審批簽發(fā)的公文,經(jīng)辦人員要在1個工作日內(nèi)發(fā)出,確保公文的質(zhì)量和時效。
第二十三條 核發(fā) 公文印制完畢,應(yīng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
第三節(jié) 整理歸檔
第二十四條 公文辦完后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,擬稿人及時將文件呈批單、公文正文及有關(guān)附件交檔案室存檔。
第七章 附 則
第二十五條 集團公司系統(tǒng)內(nèi)子公司可參照本管理辦法,制定相應(yīng)的公文處理辦法,并報集團公司綜合管理部備案。
第二十六條 本辦法自2018年2月1日起執(zhí)行,由集團公司綜合管理部負責(zé)解釋。
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